Automação de Processos Administrativos

DESCRIÇÃO DO PROJETO:

A problemática desse projeto reside nos desafios relacionados à eficiência e produtividade em seus processos administrativos. A realização de tarefas manuais consome tempo significativo, levando a atrasos e possíveis erros operacionais. Reconhecendo a importância da otimização desses processos, propomos um projeto de melhoria que visa implementar automação em tarefas rotineiras, aumentando a eficiência, reduzindo custos operacionais e melhorando a qualidade do serviço prestado. O objetivo geral do projeto é modernizar as operações administrativas, proporcionando um ambiente mais eficiente e facilitando a tomada de decisões.

Procedimentos Metodológicos:

1. Fase de Pré-Análise: Levantamento de Processos: Realização de reuniões com as equipes envolvidas para compreensão aprofundada dos processos administrativos existentes; Identificação e documentação detalhada de cada etapa dos processos, destacando pontos de entrada, saída e possíveis gargalos; Análise crítica para identificar tarefas específicas que são passíveis de automação.

2. Fase de Avaliação: Seleção de Ferramentas e Tecnologias: Pesquisa de mercado para identificar as ferramentas e tecnologias disponíveis para automação de processos administrativos; Análise comparativa das opções considerando critérios como integração com sistemas existentes, facilidade de uso, escalabilidade e custo; Elaboração de um documento de recomendação, destacando a ferramenta mais adequada às necessidades específicas da organização.

3. Fase de Planejamento: Definição de Estratégias para Implementação e Testes: Desenvolvimento de um plano detalhado para a implementação da automação, incluindo cronograma, recursos necessários e responsabilidades da equipe; Estabelecimento de critérios de sucesso e indicadores-chave de desempenho para avaliar a eficácia da automação; Desenho de cenários de teste abrangentes para verificar a funcionalidade e segurança das operações automatizadas.

4. Fase de Simulação: Testes Pré-Implementação: Simulação das operações automatizadas em um ambiente controlado, utilizando dados de teste; Avaliação de possíveis cenários de exceção para garantir que o sistema responda eficazmente a situações imprevistas; Ajuste de scripts ou softwares com base nos resultados da simulação para otimizar o desempenho.

5. Fase de Preparação para Implementação: Treinamento da equipe envolvida na operação e monitoramento dos processos automatizados; Desenvolvimento de um plano de comunicação interna para informar as partes interessadas sobre as mudanças iminentes; Garantia de que todos os sistemas de backup e planos de contingência estejam prontos para mitigar possíveis problemas durante a implementação.

DESCRIÇÃO DOS RESULTADOS ESPERADOS OU PROBLEMAS A SEREM SOLUCIONADOS:

A implementação do projeto de automação de processos administrativos visa resultados como redução de tempo operacional, minimização de erros, otimização de custos, melhoria na tomada de decisões, adaptação a mudanças, satisfação do cliente, estímulo à inovação, economia de recursos temporais, segurança e conformidade, e escalabilidade. Esses benefícios, embora teóricos, dependem da eficácia da implementação e da adaptação contínua às mudanças no ambiente empresarial. Identificação da ODS (Objetivo Sustentável) do projeto: Indústria, Inovação e Infraestrutura.

PÚBLICO ALVO:

Membros da equipe administrativa, gestores, profissionais de TI, tomadores de decisão estratégica e usuários finais.

ALUNOS:

Paulo Ricardo Freschi dos Santos; Guilherme dos Santos Silva

CURSOS:

Engenharia de Controle e Automação; Administração

ORIENTAÇÃO:

N/A.